Aktuelles rund um die Mitarbeiter App und appdialog

Da die Mitarbeiter App immer verbessert und erweitert wird, ist es uns wichtig, Sie stetig über Ihre neuen Möglichkeiten zu informieren.

Mitarbeiter App Screenshot Auswertung mit Gruppen und Stichtag
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28.01.2019 Neues aus der Mitarbeiter App: Gruppen, Fahrzeuge und Stichtage

wir hoffen, Sie sind erfolgreich ins neue Jahr gestartet. Für uns und die Mitarbeiter App geht es bereits jetzt schon wieder rund - auch 2019 geht die Weiterentwicklung der Mitarbeiter App natürlich weiter. Dementsprechend gibt es jetzt schon ein paar praktische Neuerungen, die Ihnen den Arbeitsalltag erleichtern werden.

Auswertungen nach individuellem Stichtag

Sie rechnen die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter immer zur Mitte des Monats ab? Mit der neuen Funktion "Stichtag ändern" können Sie selbst entscheiden, ab welchem Tag des Monats ausgewertet werden sollen.

Dabei erstreckt sich der ausgewählte Zeitraum immer vom Stichtag bis zum Vortag des Stichtags im nächsten Monat: also beispielsweise vom 15. Januar bis zum 14. Februar.
In den Auswertungen im Backend können Sie dies in der Monatsauswertung konfigurieren.

Fahrzeuge konfigurieren

Registrieren Sie von nun an Ihre Firmenwagen direkt über das Backend. So können Ihre Mitarbeiter die gefahrenen Kilometer auf ein Fahrzeug buchen und Sie erhalten direkt eine Übersicht der erfassten Daten.
Im Reiter "Module" in der Kachel "Fahrtenbuch" haben Sie nun die Möglichkeit unter "Konfiguration" alle Fahrzeuge anzulegen.

Wenn Sie dann das Fahrtenbuch im Backend einsehen, können Sie rechts oben ein Excel-Dokument mit allen Daten herunterladen. Dieses Dokument ist mit entsprechenden Filtern ausgestattet, sodass Sie auch direkt nach einzelnen Fahrzeugen filtern können.

Mitarbeiter App Bildschirmabgriff Fahrzeuge
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Gruppen erstellen und Mitarbeiter zuordnen*

Auswertungen der Arbeitszeiten können Sie nun mit einem Klick strukturieren: Mit den neuen Gruppen entscheiden Sie noch schneller, welche Mitarbeiter berücksichtigt werden sollen. Dazu erstellen Sie im Backend ganz einfach vorher Gruppen, die Sie anschließend in den Auswertungen auswählen können.

Diese neue Funktion finden Sie im Reiter "Module" ganz unten unter "Gruppen". Bevor Sie Mitarbeiter einer Gruppe zuordnen können, müssen Sie auf der Kachel "Gruppen-Definition" zuerst Gruppen anlegen. Im Anschluss können Sie unter "Mitarbeiter-Zuordnung" den einzelnen Mitarbeiter hinzufügen. Diese Gruppen finden Sie dann als Auswahlmöglichkeit in den Auswertungen.

Doch nicht nur hier wird Ihnen diese neue Funktion in Zukunft das Leben einfacher machen. Bald können Sie die Gruppen dann auch in den Berechtigungen bei Kontakten, Dokumenten oder News & Terminen nutzen.

Projekte individuell sortieren*

So tanzt kein Projekt mehr aus der Reihe: Im Planungsmodul haben Sie nun nicht nur die Möglichkeit manuell die Reihenfolge Ihrer Projekte zu ändern - wie bisher über die kleinen Pfeile neben den Namen der Projekte.
Sie können Sie jetzt auch alphabetisch ordnen lassen. Unten finden Sie das neue Feld "Einstellungen". Hier können Sie die Sortiermöglichkeit selbst wählen.

Austrittsdatum für ausgeschiedene Mitarbeiter

Damit nicht alle Daten verloren gehen, die ein Mitarbeiter, der nicht mehr bei Ihnen beschäftigt ist, in der App erfasst hat, können Sie nun ganz einfach ein "Austrittdatum" setzen. So wird der Mitarbeiteraccount automatisch ins Archiv verschoben und wird entsprechend nicht mehr angezeigt. Auf die Daten haben Sie dabei weiterhin jederzeit Zugriff.

Diese Funktionalität finden Sie in der Webadministration im Reiter "Mitarbeiter" unter "Urlaubsanspruch & Sollstunden". Die archivierten Mitarbeiter finden sie mit einem Klick auf "alle (inkl. Archiv)" rechts über der Mitarbeiterübersicht.

Ideen in eigenen Kategorien sammeln*

Mit dem Ideen & Vorschläge Modul haben Sie und Ihre Mitarbeiter eine Plattform, um kreative Einfälle festzuhalten.
Nutzer der comfort Edition können nun eigene, individuelle Kategorien einbringen, die wir Ihnen dann auf Nachfrage gerne kostenlos einfügen. Kontaktieren Sie uns einfach per Mail um mehr zu erfahren!

Login per QR-Code

Von nun an können sich Ihre Mitarbeiter noch einfacher in die App einloggen: Generieren Sie über das Backend des Administrators einen individuellen QR-Code, der, um sich einzuloggen, nur noch (mit einen QR-Code-Scanner) abgescannt werden muss.
Diese Funktion finden Sie im Reiter "Mitarbeiter" in der Kachel "Benutzer-Account".

Mitarbeiter App Bildschirmabgriff Mitarbeiter Gruppenn zuordnen
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Mitarbeiter App Frohe Weihnacht
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21.12.2018: Glänzende Aussichten fürs Neue Jahr

Es ist so weit: 2018 ist so gut wie vorbei und wir möchten uns bei Ihnen für ein Jahr voller neuer Entwicklungen, gelungener Zusammenarbeit und Fortschritt bedanken.

Aber auch für das kommende Jahr haben wir uns viel vorgenommen: In der ersten Hälfte 2019 werden viele weitere neue Funktionen und Erweiterungen bestehender Module folgen.

Start- und Stoppzeiten per NFC und QR-Code

Wie von einigen bereits angefragt: Das Ein- und Ausstempeln wird bald wahlweise über einen vor Ort angebrachten QR-Code oder einem NFC-Tag möglich sein.

Dies ist der zweite Schritt, nach der Erfassung von Standortdaten, mit dem die Mitarbeiter App die herkömmliche Stempeluhr ersetzen wird. Mit all den analogen und digitalen Vorteilen.

Erweiterung des Planungsmoduls

Außerdem wird das Planungsmodul so ausgebaut, dass auch Ihre Mitarbeiter selbst Einträge machen können.
Dabei wird es um eine spezielle Kalenderansicht erweitert, mit der sich dann noch leichter Arbeitspläne erstellen lassen.

Neuerungen im Chat

Auch unser Chatmodul wird auf Hochglanz poliert: mit neuen Gruppenchats und der Möglichkeit auf Bilder anzuhängen wird es zum perfekten internen Kommunikationswerkzeug.

Reisekosten und Fahrtkosten erfassen

Unser Fahrtkostenmodul kennen Sie vielleicht bereits. Hier wird es schon bald möglich sein, Fahrzeuge direkt anzulegen, auf diese die gefahrenen Kilometer zu buchen und anschließend auch auszuwerten. Zudem werden wir alle Voraussetzungen bereitstellen, dass Ihr digitales Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt werden kann.

Zusätzlich zu den Fahrten können Sie dann im kommenden Jahr auch Ihre Reisekosten über die App in einem neuen Modul erfassen.

Sie sind noch free Kunde? Dann steigen Sie noch dieses Jahr auf die comfort Edition um und starten Sie 2019 mit den besten Voraussetzungen!

Wir freuen uns auf ein erfolgreiches Jahr 2019 gemeinsam mit Ihnen.
Fröhliche Weihnachten und einen guten Rutsch wünscht

Ihr appdialog-Team

Mitarbeiter App Bildschirmabgriff Monatssaldo
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28.11.2018: Neues aus der Mitarbeiter App - Runde zwei

Diesmal haben wir an vielen verschiedenen Ecken kleine, aber feine Änderungen durchgeführt: vom Arbeitszeiten-Saldo für Ihre Mitarbeiter, über einen Lexware-Export bis hin zum Taglohnmodus.
Die comfort Edition der Mitarbeiter App hilft Ihnen dabei, die stressige Vorweihnachtszeit gut zu überstehen und erfolgreich ins neue Jahr zu starten. Wie das? Hier gibt es alle Informationen! .

Neue Informationen - Kundennummern hinterlegen

Damit Ihre Mitarbeiter bei einer Bestellung alle Informationen griffbereit haben, können Sie nun auch bei den Kontakten eines Lieferanten Ihre eigene Kundennummer hinterlegen.

Neues auf der Startseite - der Mehr-Button

Noch mehr Funktionalität - auch in der free Edition - bietet der neue "Mehr-Button" auf der Startseite der App.

Nutzer der kostenfreien Edition haben nun alle Module - also auch Planungs-, Aufgaben- und Projektmodul - in leicht abgespeckter Form zur Verfügung. Und comfort Nutzer müssen sich nicht mehr entscheiden, welche Kacheln sie Ihren Mitarbeiter zu Verfügung stellen. Sie bestücken ihren Mehr-Button flexibel und individuell im Backend unter "Grundeinstellung" und "Anordnung der Module".

Die zusätzliche vierte Reihe macht aus unserer App das perfekte Schweizer Taschenmesser für den Arbeitsalltag - ohne Kompromisse.

Kompatibler Partner - Lexware-Export*

Unsere Auswertungen können Sie nun auch in Lexware lohn + gehalt importieren. Neben den gängigen Dateiformaten Excel und PDF können Sie die monatlichen Auswertungen jetzt auch als Lexware-Export herunterladen.
Wenn Sie dabei mehrere Mitarbeiter wählen, werden alle Daten direkt in einer Zip-Datei verpackt und können so mit minimalem Aufwand in das andere System importiert werden.

Stundenkonto in der Hosentasche - das Arbeitszeiten-Saldo

Arbeiten Sie zu viel oder zu wenig? Mit dem neuen Arbeitszeiten-Saldo kann man jederzeit einsehen, wie viele Stunden man aktuell im Plus beziehungsweise im Minus ist.
Zu finden ist diese neue Funktion in der Zeiterfassung der App: oben rechts gibt es hier drei kleine Punkte, hinter der sich das neue Stundenkonto verbirgt. So behalten Ihre Mitarbeiter immer den Überblick über ihre Arbeitszeit!

Digital und analog - der Wochenplan

Als Erweiterung unseres Planungsmoduls haben Ihre Mitarbeiter nun Zugriff auf einen Wochenplan. Im Planungsmodul der App gibt es oben rechts drei Punkte. Dort kann die Übersicht über die aktuelle und die kommende Woche heruntergeladen werden.

Wer diese Übersicht lieber auf einem Blatt Papier vor sich liegen hat, kann den Wochenplan auch als Administrator über den Webzugang ("Planung" - "Einträge") herunterladen und für seine Mitarbeiter aushängen. So weiß jeder, wo die Kollegen beschäftigt sind.

Mitarbeiter App Bildschirmabgriff Planungsmodul neuer Eintrag
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Mitarbeiter App Bildschirmabgriff News mit Pushnachricht
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Neuigkeiten verbreiten - Pushnachrichten im Newsmodul*

Auch das Newsmodul ist um eine neue Funktionalität reicher. Wenn Sie eine News anlegen, finden Sie unterhalb des Textfeldes nun den Button Push-Nachrichten senden.
Damit verbreiten sich unternehmensinterne Neuigkeiten noch schneller.

Der Taglohnmodus*

Damit Sie Ihre Planung optimal umsetzen können, gibt es nun den Taglohnmodus. Der ist für all die Mitarbeiter gedacht, die keine Urlaubstage haben und auch Krankheitstage nicht verrechnet bekommen - also beispielsweise für Aushilfen oder 450€-Kräfte.
Genau diese beiden Fälle - Urlaub und Krankheit - können so zwar über die Mitarbeiter App geplant bzw. gemeldet werden. Diese Einträge haben jedoch keine Auswirkungen auf die Soll- oder Ist-Stunden des Mitarbeiters. Sie dienen also rein der Information.

Um diesen Modus auszuwählen, müssen Sie in der Webadministration auf den Reiter "Mitarbeiter" klicken und dort im entsprechenden Account auf "Sollstunden & Urlaubsanspruch" klicken. Unterhalb der angegebenen Sollstunden finden Sie ein Kästchen mit Taglohnmodus?. Wenn Sie dort das Häkchen setzen, aktivieren Sie den Modus.

Mitarbeiter App Bildschirmabgriff Monatssaldo
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15.11.2018: Urlaub- und Krankheitstage in den Auswertungen

Mit den monatlichen Auswertung der Arbeitszeiten behalten Sie von jetzt an noch leichter den Überblick über die Urlaubs- und Krankheitstage Ihrer Mitarbeiter:
In der Zeile zum aktuellen Monatssaldo im Kopf der Auswertung finden Sie nun eine Aufstellung darüber, wie viele Stunden dem Mitarbeiter im entsprechenden Monat für Krankheit beziehungsweise Urlaub insgesamt angerechnet wurden.

Bitte beachten Sie hier, dass dies nur funktioniert, wenn Sie die entsprechenden Sollstunden für Ihre Mitarbeiter im Webzugang hinterlegt haben.
Diese tragen Sie im Reiter "Mitarbeiter" im Punkt Urlaubsanspruch & Sollstunden ein. Damit passen sich die Auswertungen ganz flexibel an jeden einzelnen Mitarbeiter und dessen Arbeitspensum an.

Einzelne Urlaubstage ablehnen*

Auch der Urlaubsantrag wurde überarbeitet: Administratoren können ab jetzt über das Backend einzelne Tage eines Urlaubsantrages ablehnen.
Sobald ein Mitarbeiter einen Antrag gestellt hat, haben Sie wie bisher im Planungsmodul die Möglichkeit, diesen zu bearbeiten. Das Annehmen funktioniert wie bisher: Klicken Sie auf "Annehmen", wird der gesamte Antrag genehmigt und der Urlaub eingetragen.

Wenn Sie jedoch auf "Ablehnen" klicken, erscheint nun eine Übersicht über alle Daten, die der Antrag umfasst. Die Tage, die Sie genehmigen möchten, klicken Sie ganz einfach erneut an, sodass diese nicht mehr durchgestrichen sind.

Wenn Sie den Antrag dann absenden, fallen die entsprechenden, abgelehnten Tage aus dem Urlaubsantrag heraus und der Mitarbeiter erhält dazu eine Benachrichtigung per Mail. Der Antrag mit den restlichen Terminen bleibt bestehen und kann dann gegebenenfalls wie gewohnt angenommen werden.

Halbe Urlaubstage eintragen*

Eine weitere Neuerung finden Sie im Planungsmodul. Hier können Sie für Ihre Mitarbeiter nun auch halbe Urlaubstage eintragen. Dies erlaubt Ihnen der neue Eintragstyp "Urlaub ½" im Planungsmodul des Webzugangs.

Denken Sie auch hier daran, dass dies nur funktioniert, wenn Sie Sollstunden hinterlegt haben. Dabei gilt: für Urlaubstage wird mit der durchschnittlichen Tagesarbeitszeit gerechnet. Bei Sollstunden auf Monatsbasis können Sie diese Tagesarbeitszeit in der Webadministration ("Mitarbeiter" - "Urlaubsanspruch & Sollstunden") zusätzlich hinterlegen.

Kommentare für die Urlaubsplanung*

Administratoren haben bereits die Möglichkeit bei der Bearbeitung von Urlaubsanträgen individuell mit einem Kommentar zu reagieren. Diese Option steht nun auch den Mitarbeitern zur Verfügung.
Schon bevor der Urlaubsantrag abgeschickt wird, bietet die Mitarbeiter App hier ein Feld für die individuellen Anmerkungen der Mitarbeiter.

So geht's weiter: Zeiterfassung mit Standortangabe

Unser nächstes, großes Projekt ist die vielfach gewünschte Einbindung des Standortes in die Zeiterfassung. Beim Start- und Stopp-Drücken können nach dem kommenden Update die entsprechenden GPS-Daten mitgeliefert werden.
Dafür werden entsprechende Berechtigungen der Smartphones Ihrer Mitarbeiter benötigt, die nach diesem Update angefragt werden.

Bitte weisen Sie Ihre Mitarbeiter darauf hin, dass die App den Standort selbstverständlich nur dann abgefragt, wenn dies entsprechend vom Unternehmen konfiguriert und gewollt ist. Dies geschieht immer mit Wissen des Mitarbeiters, denn jede Übermittlung des Standorts wird ihm explizit angezeigt.

Mitarbeiter App Bildschirmabgriff Planungsmodul Übersicht
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14.06.2018: Ihre Planung wird digital

Planung macht den Meister - mit dem neuen Planungsmodul der Mitarbeiter App werden Sie zum König. Intuitive Bedienung, Koordination der Mitarbeiter und Übersichtlichkeit helfen Ihnen dabei! Wie es optimal mit der neuen Funktionalität klappt, lesen Sie hier!

Das Planungsmodul in der Webadministration

Dem Planungsmodul wurde ein ganz eigener Platz im Backend eingeräumt. Sie finden es als Reiter in der Navigationsleiste ganz rechts. Wenn Sie den Reiter öffnen, haben Sie zwei Optionen: Konfiguration und Einträge.

Individuelle Arbeitsplanung - Konfiguration des Moduls *

Passen Sie sich das Modul genau so an, wie Sie es brauchen. In der Konfiguration können Sie eigene Planungseintragstypen erstellen und aussuchen, wie genau diese verbucht werden sollen. Einige vorgegebene Einträge finden sich bereits in dieser Liste - beispielsweise "Urlaub" oder "Fortbildung".
Außerdem finden Sie hier automatisch Einträge für Ihre im Projektmodul (Reiter "Projekte/Auswertungen") erstellten Aufträge.

Wenn Sie einen neuen Eintragstypen hinzufügen, haben Sie verschiedene Möglichkeiten die Arbeitszeiten, die für die Einträge festgelegt werden können, zu verbuchen.

Grundsätzlich gibt hier es die Möglichkeit zwischen Absenz oder Arbeitszeitvorgabe (also Abwesenheit und Anwesenheit) zu wählen. Beide Möglichkeiten können mit und ohne Anrechnung auf die Arbeitszeiten konfiguriert werden. Außerdem können Sie einen Namen, eine Abkürzung und eine Farbe für den Eintragstypen festlegen.
Nicht vergessen: Am Ende Ihrer Änderungen auf "Speichern" klicken.

Planungsmodul im Einsatz - Einträge machen *

Sobald Sie die wichtigsten Konfigurationen einmal vorgenommen haben, können Sie mit der Planung loslegen. Das machen Sie in der Kalenderansicht unter "Einträge", ebenfalls in der Webadministration. Hierbei haben Sie verschiedene Möglichkeiten, diese Einträge vorzunehmen.

Individuelle Einträge: Klicken Sie auf den Tag, an dem Sie einen Eintrag vornehmen möchten. In dem Fenster, das sich nun öffnet, können Sie aus den zuvor angelegten Eintragstypen wählen und so den Termin definieren.
Je nach Typ können Sie hier entweder zusätzlich noch Anfang und Ende oder die Dauer des Arbeitseinsatzes beziehungsweise der Absenz angeben. Zusätzliche Informationen halten Sie hier in einem Kommentarfeld fest.

Direkt-Einträge: Links oben finden Sie ein Feld, in dem Sie den Eintragstypen wählen können, den Sie direkt mit einem Klick in den Kalender eintragen.
Klicken Sie mit dem ausgewählten Eintragstyp entweder einzelne Tage oder direkt ganze Wochen (unterhalb der einzelnen Tage) an.

Pläne ändern sich - Einträge löschen *

Ein Mitarbeiter fällt kurzfristig für die kommende Woche aus und Sie müssen umdisponieren? Kein Problem, alle Einträge können jederzeit gelöscht werden. Klicken Sie einfach auf den entsprechenden Tag und dort auf den kleinen Papierkorb rechts neben dem Eintrag.

Mitarbeiter App Bildschirmabgriff Planungsmodul neuer Eintrag
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Mitarbeiter App Bildschirmabgriff Dienstplan
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Dienstplan in der Hosentasche - Ansicht in der App *

Mit dem neuen Planungsmodul haben Ihre Mitarbeiter ihre Dienstpläne immer dabei. Damit sie diese auch einsehen können, müssen Sie als Administrator der App das Modul einmal auf der Startseite platzieren ("Grundeinstellungen" - "Anordnung der Module"). Wie das genau funktioniert, finden Sie auch hier in unserem Screencast!

In der App haben Ihre Mitarbeiter dann einen übersichtlichen Plan, in dem alle für ihren Account vorgenommenen Einträge stehen. Dieser Plan zeigt jeden einzelnen Tag der kommenden drei Monate im Überblick.

Wagen Sie den Schritt - digital Planen mit der comfort Edition

Das Planungsmodul der Mitarbeiter App ist Kunden der comfort Edition vorbehalten. Testen können Sie das neue Modul aber natürlich trotzdem!
Und wenn Sie die gesamte comfort Edition testen möchten, schreiben Sie uns einfach eine Mail an support@appdialog.de und wir schalten Ihnen die comfort Edition für einen Monat kostenlos und unverbindlich zum Testen frei.

17.05.2018: Auswertungen, Sonderbuchungen und Hinweistexte

Endlich ist es soweit - die neuen Auswertungen sind da! Und mit ihnen nicht nur mehr Individualität, sondern auch einige weitere Features.
Was sich hinter alldem versteckt, erfahren Sie in diesem Newsletter!

Individuelle Filter für individuelle Auswertungen

Die Auswertungen der Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter finden Sie nun nicht mehr im Reiter "Module" unter "Zeiterfassung". Der kürzeste Weg führt Sie direkt von der Startseite zu den Daten, die Sie benötigen.

Ihre Individualität steht nun im Fokus: aus verschiedenen Filtern stellen Sie sich einfach Ihre eigene Auswertung zusammen. Wählen Sie einen Zeitraum; filtern Sie nach Mitarbeitern oder Projekten; lassen Sie sich die Zeiten in Industriestunden oder mit Tagesraster anzeigen; und legen Sie das Ausgabeformat fest.

Außerdem arbeiten wir nun aktiv mit einem Stundenkonto. Wenn Sie im Webzugang die wöchentliche Arbeitszeit für Ihre Mitarbeiter hinterlegt haben (Reiter "Mitarbeiter" für jeden Account unter "Urlaubsanspruch & Sollstunden"), erhalten Sie automatisch in den Jahres- und Monatsauswertungen eine Bilanz über die entsprechenden Ist- und Sollstunden.

Mitarbeiter App Bildschirmabgriff Auswertung der Zeiterfassung
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Vorlagen erstellen

Und wenn die perfekte Datei zusammengestellt ist? Kein Problem, einfach auf "Als Vorlage speichern" klicken, und sie jederzeit wieder abrufen.

Beachten Sie hier, dass die Vorlagen immer in Bezug zum Datum der Erstellung funktionieren.
Das bedeutet: Vorlagen, die Sie beispielsweise für den Vormonat erstellt haben, zeigen immer die Daten des Vormonats. Das zeitliche Verhältnis passt sich also automatisch an.

Auswertungen für den Schichtbetrieb

Ganz neu sind die monatlichen Auswertungen nach Zeitbereichen. Hier werden die erfassten Zeiten in drei Abschnitte eingeteilt - in Tages-, Abends- und Nachtschicht - und in diesem Sinne über den ganzen Monat addiert. So wissen Sie ohne große Rechnerei sofort wie viele Stunden beispielsweise zwischen 23 und 6 Uhr morgens geleistet wurden.

Wichtig: Wenn Sie diese Auswertungen produktiv nutzen möchten, sollten Sie die Pausentaste deaktivieren und stattdessen für Pausen ein- und ausstempeln!

Sonderbuchungen

Neben dem neuen System für die Auswertungen, gibt es eine weitere Ergänzung, die Ihnen noch mehr Individualisierungsmöglichkeiten bietet: die Sonderbuchungen!

Sonderbuchungen sind dafür gedacht, Ausgleichungen für das Stundenkonto eines Mitarbeiters vorzunehmen, die keinem bestimmten Tag zugeordnet werden müssen. Sie haben hier drei Optionen:

Erstens: Unbezahlten Urlaub erfassen - Das heißt, Sie erfassen unbezahlte Fehlzeiten für den Mitarbeiter, die von der Sollzeit (da unbezahlt) abgezogen werden.
Zweitens: Ausbezahlte Überzeit erfassen - Das heißt, Sie zahlen Ihrem Mitarbeiter Überstunden aus, wodurch sich die Sollzeit erhöht.
Drittens: Abwesenheit/Fehlzeit erfassen - Das heißt, Ihr Mitarbeiter ist zwar abwesend, die gebuchten Zeiten werden aber den Ist-Stunden hinzugerechnet, da sie bezahlt werden.
Außerdem gibt es noch eine vierte Möglichkeit: Sie können an dieser Stelle auch Notizen und Kommentare auf den Auswertungen vermerken. Von besonderen Notizen für das Lohnbüro, Festhalten der gefahrenen Kilometern über die Summe der zu erstattenden Spesen - hier können alle zusätzlichen, wichtigen Informationen festgehallten werden.

Die Möglichkeit, eine Sonderbuchung vorzunehmen, finden Sie bei der Mitarbeiterkonfiguration als eigene Kachel (Reiter "Mitarbeiter" und dann auf entsprechenden Account klicken). Die Buchungen werden entsprechend in den Monatsauswertungen verrechnet und auch unten nochmal separat aufgeführt!

Für zusätzliche Hinweise

Außerdem gibt es nun die Möglichkeit Ihren Auswertungen einen Hinweistext hinzuzufügen. Das ist beispielsweise aus rechtlicher Sicht sinnvoll, wenn es darum geht, dass Ihre Mitarbeiter die Arbeitszeiten anerkennen müssen. Oder auch um Kontaktdaten bei Rückfragen anzugeben. Diese neue Konfiguration finden Sie im Reiter "Module" unter "Zeiterfassung" und dort unter "Konfiguration". Ganz unten gibt es hier nun ein Feld, in das Sie einen entsprechenden Text eingeben können. Anschließend nur noch das Häkchen bei "Jahres-" oder "Monatsauswertungen" setzen und die Daten speichern. *

Mitarbeiter App Bildschirmabgriff Auswertung der Zeiterfassung
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17.04.2018: Mehrbenutzeroberfläche und weitere Neuerungen in der Mitarbeiter App

Wir legen eine Schippe drauf! Die Mitarbeiter App gibt es jetzt nicht nur als individuelle Lösung für jeden Mitarbeiter. Die Mehrbenutzer-Variante macht sie vielseitig einsetzbar - perfekt für den Gastronomiebetrieb oder den Werkstattalltag. Außerdem: erfahren Sie hier alles über die neue Kurzwahltaste und die mobilen Auswertungen für Ihre Mitarbeiter.

Mehrbenutzer-Oberfläche - Ein Endgerät für das ganze Team

Mehrbenutzer-Oberfläche: das heißt mehrere Mitarbeiter nutzen die Mitarbeiter App von einem Endgerät aus. Dazu erhält jeder Nutzer eine PIN, mit der er sich einfach in der App anmelden kann.*
Konkret sieht das dann so aus: In Ihrer Werkstatt, im Büro, in der Küche, oder wo auch immer Ihre Mitarbeiter arbeiten, befindet sich ein Endgerät - beispielsweise ein Tablet oder ein Smartphone. Wenn ein Mitarbeiter morgens einstempelt, meldet er sich zuerst mit seiner PIN an, drückt wie gewohnt auf "Start" und meldet sich anschließend wieder ab.
Alle, die nach ihm kommen, machen es genauso. Am Ende des Arbeitstages wiederholt er diesen Vorgang: anmelden - auf "Stopp" tippen - abmelden.
Genauso funktioniert das natürlich mit den Pausenzeiten: anmelden - auf "Pause" tippen - abmelden.

Dabei hat er selbstverständlich während der Arbeitszeiten die gleichen Möglichkeiten die App zu nutzen, wie gewohnt. Einen Kontakt nachsehen, hinterlegte Dokumente einsehen oder den Urlaub eintragen - der Mitarbeiter muss sich einfach mit der eigenen PIN anmelden und kann die App wie gewohnt nutzen.

Ihr Interesse ist geweckt? Dann schauen Sie sich auch unser Video zur Multi-User-Oberfläche an und erleben Sie im nebenstehenden Video, wie sie in der Praxis aussieht.

Das ist genau das, was Sie für Ihr Unternehmen benötigen? Die Mehrbenutzer-Oberfläche ist in der comfort Edition enthalten und kostet lediglich eine einmalige Einrichtungsgebühr von 150,- (zzgl. MwSt.).
Ob bei erstem Interesse oder für die Buchung: Nehmen Sie einfach direkt mit uns Kontakt auf!

Kurzwahltaste - einfache und schnelle Kommunikationswege

Perfekt, wenn's mal schnell gehen muss: Über den Webzugang können Sie seit Kurzem einen Button aktivieren, dem eine Telefonnummer hinterlegt ist. *
Klicken Sie in der Webadministration einfach auf "Grundeinstellungen" und öffnen Sie dort die Einstellungen zur "Startseite". Ganz unten setzen Sie das Häkchen bei "Direktwahl-Button einblenden?" und hinterlegen die Nummer. Seien Sie schnell und einfach für Ihre Mitarbeiter erreichbar!

Mitarbeiter App Bildschirmabgriff Schnellwahl
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Mitarbeiter App Bildschirmabgriff Mitarbeiter Auswertung
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Lieferanten- und Kundennummern - alle Daten beisammen

Sie wünschen es sich, wir setzen es um! Wie von einigen Nutzern angefragt, werden die Kontaktformulare durch zwei neue Felder komplettiert: halten Sie im internen Kontaktbuch nun auch Lieferanten- und Kundenummern fest!
Ergänzen Sie diese ganz einfach bei bereits bestehenden Kontakten über den Webzugang. Wenn Sie neue Kontakte erstellen, können Sie die Nummern auch direkt in der App mit angeben.
So sind alle relevanten Daten in der App immer für alle abrufbar.


Mobile Auswertungen - neue Übersicht für Ihre Mitarbeiter

Eine weitere Veränderung fand in der Bereitstellung der Auswertungen über das Smartphone statt. Ihre Mitarbeiter können nun nicht mehr nur die Arbeitszeiten des gesamten, aktuellen Jahres über die App herrunterladen.

Sie können jetzt auch auf die Zeiten des aktuellen und des Vormonats, sowie die des vorhergehenden Jahres zugreifen. Die Dateien finden sie im Modul der Zeiterfassung auf dem PDF-Icon unterhalb der Urlaubs- und Krankheitsverwaltung. Einfach auf die gewünschte Auswertung tippen und der Download der PDF-Datei beginnt automatisch!

Mitarbeiter App Bildschirmabgriff Zeiterfassung
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04.03.2018: Neue Unterstützung in der Arbeitsplanung

Sie haben es sich gewünscht, wir gehen es an: der Grundstein für ein umfangreiches Projektmanagement ist gelegt. Welche neuen Möglichkeiten diese Funktionalität bietet und was sich sonst noch verändert hat, erfahren Sie in diesem Newsletter.


Projekte/Aufträge

Wenn Sie sich in der Webadministration einloggen, finden Sie seit Kurzem einen neuen Reiter in der Navigation mit dem Namen "Projekte/Aufträge". Dahinter verbirgt sich unser neues Projektmodul. Sie können hier für Ihre Mitarbeiter nun Projekte anlegen, in denen Sie alle wichtigen Informationen festhalten können. Benennen Sie Ihren Auftrag und definieren Sie, wie Ihre Mitarbeiter in der Zeiterfassung auf den Auftrag stempeln sollen. Sie können beispielsweise auch eine andere Bezeichnung angeben, die dann als Eintrag in der Liste der Zeiterfassung erscheint oder spezielle Unterkategorien für den Auftrag erstellen.
Alle wichtigen Informationen, die für den Kunden betreffen, können Sie hier hinterlegen. Adresse und Wegbeschreibung, Kontaktdaten oder wichtige Bemerkungen haben Ihre Mitarbeiter so immer dabei. Außerdem haben Sie die Möglichkeit auch entsprechende Dokumente an das Projekt anzuhängen. Im Unterpunkt "Berechtigungen" können Sie speziell die Mitarbeiter auswählen, die auch an dem Projekt arbeiten. So bleiben Zeiterfassung und Projektmodul übersichtlich, denn der Eintrag wird den anderen so nicht angezeigt.
Ganz unten finden Sie außerdem die auf dieses Projekt gestempelten Zeiten als PDF oder Excel-Download.
Sobald das Projekt abgeschlossen ist, setzen Sie einfach das Häkchen bei "Im Archiv ablegen". So verschwindet der Eintrag in der Zeiterfassung und das Projekt wird ad acta gelegt.
Damit Ihre Mitarbeiter das Modul nutzen können, vergessen Sie nicht, es über den Reiter "Grundeinstellungen" und dort unter "Auswahl und Anordnung der Module" zu platzieren! Als Nutzer der free Edition ist die Anzahl der Projekte auf 5 begrenzt. Wenn Sie gerne die comfort Edition für einen Monat unverbindlich und kostenlos testen möchten, schreiben Sie einfach eine Mail an support [at] appdialog [dot] de.

Mehrere Administratoren

Nutzer der comfort Edition können Ihre Mitarbeiter nun im Handumdrehen zum Administrator befördern. Loggen Sie sich dazu in der Webadministration ein, klicken Sie im Reiter "Mitarbeiter" auf den entsprechenden Account, dem Sie Administratorrechte zuweisen möchten und klicken Sie dort auf die Kachel "Benutzer-Account". Hier finden Sie nun ganz links einen zusätzlichen pinken Button mit der Bezeichnung "zum Admin befördern". *

Termine

Außerdem wurde der Terminkalender überarbeitet. Alle Nutzer der App können nun problemlos ihre Termine via App in den Kalender eintragen. So weiß jeder immer, wer wann wo verplant ist. * Zudem wird Ihnen nun bei jedem Tag, den Sie antippen, auch angezeigt, wer gerade im Urlaub ist.
Sie möchten nicht, dass Ihre Mitarbeiter Termine eintragen können? Kein Problem, über den Webzugang im Reiter "Module" - "News & Termine" - "Konfiguration" können Sie das Modul und die Berechtigungen ganz einfach so anpassen, wie Sie es benötigen. *


Urlaub & Krankheit

Die Möglichkeit, Funktionen zu deaktivieren, gibt es übrigens jetzt auch bei der Urlaubsplanung und Krankmeldung. Wenn Sie eine dieser Funktionalitäten nicht benötigen, deaktivieren Sie die Buttons einfach über die Webadministration im Reiter "Module" - "Zeiterfassung" - "Konfiguration Krank" beziehungsweise "Konfiguration Urlaub". *



* Diese Neuerungen sind nur in der comfort Edition enthalten.
Mitarbeiter App Bildschirmabgriff Zeiterfassung
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03.02.2018: Neuerungen in der Zeiterfassung - Pausen erfassen und Zeiten ändern

Die Zufriedenheit unserer Kunden liegt uns sehr am Herzen. Darum freuen wir uns sehr, Ihnen nach intensiver Entwicklungsarbeit endlich die zwei größten Wünsche erfüllen zu können: das Erfassen von Pausen und das nachträgliche Ändern von Arbeitszeiten.
Was Sie über diese Neuerungen alles wissen sollten, um sie optimal zu nutzen, erfahren Sie in diesem Newsletter!


Der neue Pause-Button - aus Start wird Pause

Das aktuelle System mit Start- und Stop-Knopf hat nun eine neue Funktion: wie beim Abspielen von Musik, kann die Arbeitszeit einfach angehalten werden. Somit müssen von nun an, um Pausenzeiten zu erfassen, nicht mehr zwei getrennte Einträge gemacht werden - die Pausen werden automatisch verrechnet.
Nachdem Sie auf Start getippt haben, färbt sich dieser Button orange und wird zum neuen Pause-Button. Um die Pausenzeiten zu stoppen, muss man einfach darauf tippen und am Ende der Pause wieder auf Start um die Uhr weiterlaufen zu lassen.
Am Ende des Tages, wenn Sie auf Stopp gedrückt haben, wird Ihnen nach wie vor die Dauer angezeigt. Gleichzeitig sehen Sie hier nun aber auch die Details der gestoppten Zeit. Um diese einzublenden, tippen Sie einfach auf den kleinen, schwarzen Pfeil neben der Zeitangabe.

Pausenabzüge und Auswertungen

Insgesamt werden die Pausen auf die Sekunde genau erfasst und anschließend entsprechend Ihres gewählten Zeitrasters gerundet. Wenn Sie also beispielsweise ein Zeitraster von 5 Minuten festgelegt haben, werden alle Pausen zwischen 3 und 6 Minuten auf 5 Minuten gerundet.
Dieser Wert wird dann in den Auswertungen von der Gesamtdauer abgezogen, sodass sich als Wert direkt die reine Arbeitszeit ergibt. Wie lange die Pausen tatsächlich waren, sehen Sie in den Auswertungen ebenfalls in einer zusätzlichen Spalte.

Wenn ich keine Pausen erfassen möchte

Sollten Sie das neue Feature nicht benötigen, können Sie es einfach über das Backend deaktivieren und die Funktion der bisherigen Zeiterfassung so wiederherstellen. Loggen Sie sich in der Webadministration ein, klicken Sie im Reiter "Module" auf "Zeiterfassung" und dort im Untermenü auf "Konfiguration". Hier finden Sie im oberen Drittel den Punkt "Pausen-Erfassung und Verrechnung", wo Sie die neue Funktion einfach deaktivieren können.

Zeiten nachträglich bearbeiten

Kurz vor dem Feierabend noch eben die Arbeitszeiten festhalten - da vertippt man sich im Eifer des Gefechts auch schnell mal. Was bisher nur vom Administrator über das Backend korrigiert werden konnte, kann nun jeder Mitarbeiter direkt über die App selbst.
Tippen Sie dazu einfach auf den letzten Eintrag, der unter der neuen Chart eingeblendet wird. Dort können Sie Schritt für Schritt Ihre Eingabe überarbeiten oder auch den gesamten Eintrag löschen. Das funktioniert mit allen in den Einzelzeiten aufgelisteten Daten, die sich im vom Administrator festgelegten Bearbeitungszeitraum befinden.
Dies konfiguriert er über den Webzugang. Hier kann er ebenfalls entscheiden, ob die Mitarbeiter die eingetragenen Zeiten grundsätzlich verändern können und auch, ob diese verlängert werden dürfen.

App Screenshot editieren von Arbeitszeiten
Admin screenshot Urlaubsanalyse und Sollstunden
Klicken Sie auf ein Bild um es zu vergrößern. Admin screenshot Urlaubsanalyse und Sollstunden

19.01.2018: Neuerungen zum Jahresauftakt

Wir starten in das neue Jahr voller Energie und Tatendrang. Viele Erweiterungen und Verbesserungen der Mitarbeiter App sind geplant und über alles, was bereits umgesetzt wurde, und das, was noch kommt, möchten wir Sie heute informieren.

Urlaubsplanung und Krankheitstage - Übersichtlich und flexibel


Grundsätzlich stehen im Modul der Zeiterfassung in den kommenden Wochen einige Neuerungen auf dem Programm. Eingeleitet wird diese Umgestaltung mit der Überarbeitung der Urlaubsplanung und der Übersicht der Krankheitstage im Webzugang der Administratoren. Hierbei steht nun der Planungsfaktor im Fokus. Aus diesem Grund sollten Sie - um die neuen Funktionen optimal nutzen zu können - im Reiter "Mitarbeiter" und dort unter "Urlaubsanspruch & Sollstunden" für jeden Mitarbeiter zuerst einmal die ihm zustehenden Urlaubstage eintragen - falls Sie das nicht schon gemacht haben.

Im Reiter "Module" und dort unter "Zeiterfassung" finden Sie nun den neuen Unterpunkt "Urlaub". Zum einen sehen Sie hier die Anzahl des noch offenen bzw. schon genommenen Urlaubs. Zum anderen haben Sie nun eine kalendarische Übersicht, über alle bereits eingetragenen Urlaubstage. Wenn Sie entsprechende Häkchen vor den Namen der jeweiligen Mitarbeiters setzen, können Sie sich auch nur den Urlaub einzelner bzw. ausgewählter Nutzer anzeigen lassen.

Zudem lassen sich diese eingetragenen Daten nun jederzeit vom Administrator anpassen. Das geht zum einen direkt über diese Übersicht: klicken Sie dazu auf das kleine Stift-Symbol hinter dem Namen des Mitarbeiters - in der sich nun öffnenden Kalenderansicht können Sie die entsprechenden Tage an- und abwählen.

Eine weitere Neuerung, über die ebenfalls eine solche Änderung vorgenommen werden kann, ist die individuelle Übersicht für jeden einzelnen Mitarbeiter. Diese finden Sie im Reiter "Mitarbeiter" und dort jeweils unter "Urlaubstage".

Ebenfalls im Reiter "Mitarbeiter" gibt es nun für jeden Nutzer eine kalendarische Übersicht der Krankheitstage. Sie können dort sowohl im Nachhinein, als auch für die Zukunft Krankheitstage eintragen. So bleiben die Auswertungen der Arbeitszeiten immer korrekt.

Berechtigungen - Wer darf welche Kontakte und Newseinträge sehen?

Auf manche Kontakte oder Dokumente sollen nur die Mitarbeiter Zugriff haben, für die die Information auch relevant ist? Kein Problem - erstellen Sie von nun an für alle Dokumente und Kontakte eine individuelle Liste der zur Einsicht berechtigte Mitarbeiter.

Unter jedem Dokument und jedem Kontakteintrag im Webzugang finden Sie nun ein Feld mit dem Namen "Berechtigungen". Standardmäßig ist hier die Gruppe "Alle" eingetragen.
Um eine individuelle Liste zu erstellen, löschen Sie "Alle" mit einem Klick nach links aus der Liste und wählen Sie mit einem Klick nach rechts nur die Mitarbeiter aus, für die diese Information auch relevant ist und sie daher einsehen sollen können.
Egal, ob aus Gründen der Übersichtlichkeit oder des Betreffens - In der comfort Edition entscheiden Sie, wer auf was Zugriff haben soll. *

Foreneinträge - Übersicht für eine gute Kommunikation

Jemand hat eine unangemessene oder veraltete Nachricht im Themen-Chat geschrieben? Ab sofort können solche Einträge in der Web-Version des Chats des Administrators mit dem roten Kreuzchen neben der Nachricht gelöscht werden. * Diese Online-Version des Chats öffnen Sie, indem Sie auf den kleinen Briefumschlag rechts oben im Backend klicken. Dieses Feature hat übrigens nicht nur der Administrator, sondern auch jeder Mitarbeiter, der auf den Webzugang zugreifen kann.

Pushnachrichten - Informieren Sie Ihre Mitarbeiter direkt per App

Administratoren haben seit Kurzem die Möglichkeit, direkt Pushnachrichten an Ihre Mitarbeiter via App zu senden. Diese Funktion finden Sie im Menü links oben auf der Startseite und dort im Unterpunkt "Konfiguration". Füllen Sie nur noch Titel- und Textfeld aus und schicken Sie die Information direkt ab. *

Was kommt als nächstes?

Die nächste große Veränderung ist der Pausenbutton für die Zeiterfassung. Diese Neuerung wird in den kommenden Wochen produktiv gesetzt. Wenn Sie diese nicht benötigen, wird es im Vorfeld die Möglichkeit geben, sie noch vor der Produktivsetzung zu deaktivieren. Wie genau das funktioniert, erfahren Sie über unsere Systemnachrichten, bevor die Funktion aktiviert wird.


* Diese Neuerungen sind nur in der comfort Edition enthalten.
Admin screenshot Urlaubsanalyse und Sollstunden
Hier gehts zu den Neuigkeiten aus 2017 ...

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